Multitasking-ul sau cum ne băgăm în mai multe treburi diferite în același timp. În limbaj ceva mai elevat, multitasking-ul înseamnă efectuarea mai multor sarcini simultan, în special a mai multor sarcini complexe și diferite.
Cât (ne) costă multitasking-ul?
Să ridice mâna cine nu a vorbit cel puțin o dată la telefon în timp ce își citea e-mail-urile sau nu a vorbit la telefon în timp ce conducea. Psihologii care studiază ce se întâmplă cu procesele noastre cognitive în astfel de situații, susțin că nu am prea fost concepuți pentru multitasking.
Deși poate părea contrar unei credințe înrădăcinate, suntem mai lenți și mai puțin eficienți atunci când facem mai multe lucruri deodată. Este ceea ce s-ar putea numi „costurile de schimbare” sau efectele negative care vin din trecerea de la o sarcină la alta în același timp.
Pentru a determina consecințele acestui tip de „jonglare” mentală, psihologii efectuează experimente de schimbare a sarcinilor și evaluează costurile de timp. Ei iau în considerare modul în care diferite aspecte ale sarcinilor, cum ar fi complexitatea sau familiaritatea, afectează orice cost suplimentar de timp al comutării.
Multitasking-ul, eficient la suprafață, cere mai mult timp pentru realizarea sarcinilor decât am aloca dacă ne-am concentra pe câte o sarcină până la finalizarea ei și implică adesea mai multe erori.
Multitasking-ul și productivitatea
Parcă ne e greu să renunțăm la a face mai multe deodată, dar eu aș da crezare cercetărilor care sugerează că multitasking-ul reduce capacitatea de înțelegere, atenția și performanța generală.
Ce face din multitasking un ucigaș al productivității? Sub impresia că realizăm mai multe lucruri în același timp, nu facem decât să ne mutăm rapid atenția și concentrarea de la un lucru la altul. Fragmentăm astfel procesul de lucru, fiind obligați să revenim asupra acelorași etape de mai multe ori.
Trecerea rapidă de la o sarcină la alta poate provoca blocaje mentale care încetinesc activitatea.
Schimbarea focalizării ne împiedică să ne bazăm pe comportamentele automate pentru a finaliza rapid ce avem de făcut. Când suntem concentrați pe o singură sarcină putem lucra pe „pilot automat”, ceea ce eliberează cu ușurință resursele noastre mentale. Comutarea înainte și înapoi ocolește acest proces și, ca urmare, depunem mai mult efort de atenție și obosim mai repede.
Multitasking-ul și creierul uman
Multitasking-ul este gestionat de funcțiile executive ale creierului. Acestea controlează și gestionează procesele cognitive și determină cum, când și în ce ordine sunt efectuate anumite sarcini.
Procesele de „control executiv” au două etape distincte, complementare. O etapă de schimbare a obiectivelor („Vreau să fac asta acum în loc de altceva”) și cealaltă etapă de activare a regulilor („Opresc regulile pentru asta și activez regulile pentru asta”).
Ambele etape ne ajută să comutăm, fără conștientizare, între sarcini. Problemele apar atunci când costurile de comutare intră în conflict cu cerințele de productivitate și de siguranță (vorbitul la telefon în timp ce conducem).
Cercetările sugerează că oamenii tind să-și supraestimeze capacitatea de a face mai multe sarcini, iar persoanele care se angajează cel mai frecvent în acest obicei nu au abilitățile necesare pentru a fi eficienți în acest mod.
Aceștia din urmă tind să manifeste mai multă impulsivitate și să minimizeze posibilele riscuri asociate cu abordarea mai multor lucruri simultan. De asemenea, par să prezinte niveluri mai scăzute de control executiv și sunt adesea distrași cu ușurință.
Ori de câte ori ne propunem să îndeplinim o sarcină, trecem și prin următoarele etape:
Stabilirea unui obiectiv
Identificarea informațiilor de care avem nevoie pentru a realiza sarcina
Ignorarea distragerilor irelevante
Când încercăm să ne angajăm în acest proces pentru mai multe sarcini simultan, posibilitatea de a face greșeli crește. S-ar putea să nu reușim să ignorăm informațiile irelevante, de exemplu, care duc la și mai multă distragere a atenției și mai mult timp de lucru.
Ce e de făcut dacă totuși…?
Ce să fie de făcut decât schimbări care să ne ajute să rămânem pe cât de productivi și eficienți ne dorim să fim.
Data viitoare când vă angajați în mai multe sarcini, faceți o evaluare rapidă a diferitelor lucruri pe care încercați să le realizați. Apoi determinați pe ce sarcină trebuie să vă concentrați mai întâi.
Încercați să:
Limitați numărul de lucruri între care jonglați. Dacă trebuie să lucrați la mai multe lucruri simultan, încercați să combinați ceva automat, cum ar fi plierea rufelor, cu ceva care necesită mai multă concentrare, cum ar fi o conversație (exemplu domestic pe care îl puteți traduce în activitatea voastră după cum vă place).
Utilizați „regula celor 20 de minute”. În loc să comutați constant între sarcini, încercați să vă dedicați pe deplin atenția unei sarcini timp de 20 de minute înainte de a trece la cealaltă.
Grupați-vă sarcinile. Dacă întâmpinați probleme în a rezista nevoii de a vă verifica e-mailul sau de a vă angaja într-o altă sarcină care vă distrage atenția, programați o oră pentru a le rezolva pe acestea. Gruparea unor sarcini similare și stabilirea unui timp pentru a le gestiona, vă poate ajuta să vă concentrați pe ceea ce aveți de făcut cu prioritate.
Limitați distragerea. Acest lucru poate însemna să căutați un loc mai liniștit pentru a lucra, să vă opriți telefonul și să dezactivați notificările și alarmele.
Îmbunătățiți-vă capacitatea de conștientizare. Adăugați în rutina zilnică exerciții de conștientizare, de ancorare în prezent. Vă pot ajuta să observați momentele în care aveți tendința să alunecați în mai multe sarcini. Vă poate îmbunătăți, de asemenea, capacitatea de concentrare asupra unui singur lucru.
Sunt multe situații în care pur și simplu nu putem evita multitasking-ul. Înțelegerea costurilor ascunse ale acestuia ne ajută să alegem strategii care să sporească eficiența lucrului nostru.
